С чем необходимо определиться перед поиском офиса
Нередко бывает так, что после переезда часть сотрудников просто увольняется, потому что им неудобно добираться до нового офиса или по какой-то причине некомфортно в нём работать. Поэтому перед тем, как начать поиски, стоит пообщаться со своими сотрудниками и совместно составить список требований к новому помещению. Даже если соблюсти их получится лишь частично, это позволит вам сэкономить время и деньги, которые в противном случае придётся тратить в поисках новых сотрудников.
Практика показывает, что списков требований к офису лучше составлять два: в первом перечислить важные, а во втором — желательные. Например, к важным могут относиться местоположение и количество парковочных мест, а к желательным этаж или высота потолков.
Кроме того, стоит подумать и о том, сколько человек будет работать у вас через год или два: в среднем на одного сотрудника должно приходиться как минимум 6 квадратных метров площади офиса.
Как найти офис
Имея на руках список требований, можно приступать непосредственно к поиску вариантов. Это можно сделать как самостоятельно (или доверив первичный выбор офиса одному из сотрудников), так и при помощи посредников.
В первом случае найти офис можно через объявления (в специализированных газетах или на интернет-площадках), либо методом «прямого поиска». Последний подразумевает прогулки по выбранному на этапе определения требований району в поисках сдаваемых в аренду помещений. Главный плюс самостоятельного поиска офиса — возможность найти вариант подешевле или поторговаться с арендодателем.
Если же вы готовы арендовать помещения по рыночной цене и главное для вас — экономия собственного времени, то лучше доверить поиск посреднику. Он подберёт несколько вариантов согласно предоставленным требованиям и вам останется только выбрать из них наиболее подходящий. Кроме того, специализирующимися на этом компании хорошо знают, где найти офис в Москве, и могут сделать это существенно быстрее
Небольшие и начинающие компании часто снимают часть помещений у друзей, которые сами их арендуют. Это выглядит, как простое и дешёвое решение, но здесь есть целый ряд подводных камней. Во-первых, обязательно удостоверьтесь, что в договоре аренды есть разрешение на субаренду. В противном случае собственник офиса в любой момент может попросить вас его покинуть. Быстро съезжать и искать новое помещение придётся и в том случае, если дружественная компания разорится или сама захочет переехать. Наконец, нельзя исключать и возможность возникновения конфликтов даже с друзьями. В этом случае могут возникнуть, например, проблемы с вывозом дорогостоящего оборудования.
Где искать офис
Помимо вопроса «как найти офис в аренду в Москве?», необходимо задаваться вопросы и о том, где именно он должен располагаться. Во многом это зависит от профиля деятельности вашей компании.
Например, если вы работаете с представителями крупного бизнеса, стоит присматривать помещение в престижном районе, в отдельно стоящем здании или бизнес-центра А-класса.
Если у вас большое количество проживающих в разных районах города сотрудников, перед тем, как окончательно выбрать офис, убедитесь в наличии поблизости станций метро, остановок общественного транспорта и достаточном количестве парковочных мест.
Как выбрать хороший офис
Итак, вы нашли вариант, подходящий по большинству требований. Следующий шаг поиска офиса — осмотр. Будьте готовы к тому, что вы не найдёте идеальное помещение с первого раза. Это вполне нормальное явление, так что не стоит сразу хвататься за первое более или менее интересное предложение.
Обязательно проверьте стены, пол и потолок на наличие явных или скрытых дефектов. Убедитесь в том, что вентиляция и отопление работают корректно, а количество розеток соответствует вашим потребностям.
Оцените состояние санузла. Не стесняйтесь включать воду или спускать её в бачке унитаза: неисправность сантехники, как и любые другие дефекты необходимо зафиксировать и попросить об их устранении на этапе выбора офиса, до подписания договора аренды. Иначе вполне может получиться так, что ремонтом придётся заниматься вам, причём за свой счёт.
Если в помещении есть кондиционеры, попросите включить их и дать поработать хотя бы несколько минут. Появление посторонних запахов говорит о неисправности системы.
Важным параметром является наличие в офисе wi-fi. Протестируйте скорость подключения, узнайте, кто является провайдером и каковы условия использования. Не лишним будет поинтересоваться и возможностью смены поставщика услуги.
Также проверьте работоспособность лифтов (в том случае, если они имеются в здании) и наличие свободных парковочных мест.
Если ваш выбор пал на офис с мебелью, обязательно оцените и её состояние. Напоминаем ещё раз: устранение всех дефектов, обнаруженных после подписания договора, может лечь на ваши плечи!
Ещё один момент, который часто упускают при выборе офиса — общение с соседями. Здесь есть один нюанс: очень редко вам станут рассказывать о недостатках в присутствии арендодателя. Поэтому лучше пообщаться без него, либо попросить номер телефона и перезвонить позднее.
На какие ещё детали обратить внимание при выборе офиса
Небольшая стоимость аренды не всегда является плюсом. Арендодатель может специально привлекать вас низкими ценами, надеясь добрать на дополнительных услугах. Поэтому при поиске офиса важно сразу обсудить и это.
Дополнительные платежи могут касаться:
- коммунальных услуг. Оговорить их оплату необходимо заранее, поскольку она обычно ложится на плечи арендатора. Все коммунальные платежи должны осуществляться строго по счётчикам, чтобы арендодатель не мог выставить произвольный счёт, оспорить который довольно сложно. Ещё один нюанс: рекомендуем прописать коммунальные услуги в договоре аренды офиса (например, в качестве переменной части арендной платы). Это даст возможность вернуть с них НДС;
- коридорного коэффициента. Так называется плата за часть помещений общего пользования (фойе, коридоров), которую арендодатель может попросить включить в договор;
- уборки. В больших зданиях арендодатель часто заключает договор на уборку всех помещений и просит арендаторов оплачивать свою часть;
- охраны. При выборе офиса обязательно уточните, как организована его охрана. Можете ли вы оставаться в помещении допоздна? Нужны ли пропуска для гостей и сотрудников? Требуются ли дополнительные ключи и сколько они стоят?
- парковки. Узнайте, сколько машиномест полагается вам, как арендатору, и являются ли они свободными или фиксированными. Второе более предпочтительно, особенно в том случае, если сотрудники могут добраться до офиса только на автомобиле.
Если помещение нуждается в ремонте, оговорите с арендодателем арендные каникулы. Так называют то время, в течение которого арендатор производит косметический ремонт и не платит аренду. Почему это выгодно? Косметический ремонт, как правило, дешевле, а в итоге вы получите чистое и красивое помещение, во многом соответствующее вашим вкусам. Главное помнить, что план ремонта и внешний вид офиса после него необходимо предварительно согласовать с собственником.
Вполне возможно, что убрать коридорный коэффициент или дополнительную плату за уборку арендодатель откажется. Однако согласитесь: вы вряд ли об этом узнаете, если не спросите. А ведь это позволяет снизить арендную плату на 5, а то и 10 процентов, что в течение года позволит вам сэкономить десятки тысяч рублей.
Договор аренды офиса и сопутствующие документы
Когда вы нашли, где снять офис в Москве, уточнили его состояние и детали по оплате, наступает черёд заключения договора.
Внимательно изучите предлагаемый договор аренды и при необходимости попросите внести в него изменения и/или дополнения. Обязательно необходимо проверить наличие права собственности на помещение, причём фактический адрес должен совпадать с указанным в документе.
Убедитесь также в отсутствии претензий на помещения со стороны третьих лиц. Сделать это можно запросив выписку из Росреестра.
В том случае, когда вам удалось найти в офис в аренду только у того, кто сам арендует эту площадь, необходимо запросить у арендодателя его договор. В нём должно быть чётко прописано, что собственник не против субаренды.
Ещё один документ, который стоит запросить у арендодателя — кадастровый или технический паспорт. Указанная в нём площадь помещений должна совпадать с указанной в договоре, поскольку довольно часто стоимость аренды рассчитывается именно исходя из неё.
Для заключения договора аренды офиса вам потребуются следующие документы (все копии должны быть заверены печатями):
- выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ (в зависимости от формы организации вашей компании), срок которой не должен превышать 4 месяца;
- почтовые и банковские реквизиты, включая юридический адрес;
- копия свидетельства о постановке на учёт или регистрации юридического лица;
- копии учредительных документов, ИНН, КПП, ОГРН;
- копия удостоверяющего личность документа руководителя компании, а также копия подтверждающего его полномочия документа.
Иногда (особенно, если найти офис вашей мечты было сложно) хочется поскорее подписать договор и начать переезд. Однако стоит воздержаться от этого и изучить документ более пристально. В случае возникновения малейших сомнений или при непонимании каких-либо пунктов обращайтесь к юристу. Особое внимание уделите формулировкам со словами «безусловно» и «в одностороннем порядке».
Обратите внимание и на пункт об индексации оплаты, если вы заключаете договор сроком менее, чем на один год. В случае долгосрочного договора стоимость аренды офиса чаще всего фиксированная, поэтому он, как правило, для арендатора более выгоден. При этом необходимо помнить, что если договор заключается на срок более 12 месяцев, его необходимо регистрировать в Росреестре.
В договоре стоит отразить и то, на каких условиях он расторгается. Пропишите сроки возврата залога (если он предусмотрен), возможные неустойки, когда вы должны предупредить о том, что съезжаете, арендодателя и т. п.
Ещё один важный документ — письмо о намерениях. Чтобы поиск офиса был не напрасным, и его не отдали другому пока вы изучаете договор и собираете необходимые документы, предложите арендодателю подписать его. Письмо составляется в свободной форме, в нём обычно указывается площадь помещений, стоимость аренды и возможность расторжения. Это своего рода предварительный договор, который впоследствии сменяется обычным.
В договоре необходимо упомянуть, что вы въедете в офис только после того, как будет подписан акт приёмки. Все обнаруженные при осмотре дефекты отражаются именно здесь. В акте также указывается вся техника, которую арендодатель оставляет в помещении, и количество переданных вам ключей от него.
Памятка арендатора офиса
В качестве заключения предлагаем памятку арендатора, в которой описаны ключевые моменты того, как выбрать хороший офис и заключить договор аренды.
- транспортная доступность и т. п.).
- Если хотите сэкономить деньги, ищите самостоятельно, для экономии времени обратитесь в специализированное агентство.
- При осмотре офиса проверяйте всё, даже если это кажется вам мелочью. Обязательно поинтересуйтесь проблемами здания у соседей.
- Не стесняйтесь торговаться за коммунальные платежи, уборку, парковку и т. п.
- Просите арендодателя предоставить документы на право собственности, либо договор субаренды.
- Не подписывайте договор без детального изучения и не переезжайте без подписания договора и акта приёмки.
- В акте приёмки укажите все проблемы, которые удалось найти в офисе, оставленную вам технику, ключи и т. д.
