Месяц дома: как продолжать работать в условиях самоизоляции

Мои друзья любят пошутить, что я, как человек офисного мира, занимаюсь устаревающей профессией. Несмотря на то что моя работа — помогать компаниям найти офис своей мечты, представления о котором, к слову, сильно изменились и еще будут меняться в связи с последними событиями, я подготовила несколько полезных советов, как обустроить рабочее пространство дома и безболезненно перейти на новый для нас режим жизни.

1. Правильно начинайте рабочий день. Офис — это не только физическое пространство, но прежде всего четко установленный режим вашей жизни. И сейчас важно его сохранить. Множество психологических исследований доказывают, что во время удаленной работы необходимо придерживаться своего обычного графика. Это означает, что следует просыпаться в привычное время, работать в четко обозначенные часы и завершать работу не позднее обычного. Не меняйте свои привычки и постарайтесь правильно использовать время, которое вы раньше тратили на дорогу, — наконец у вас нет причин, чтобы не сделать зарядку или пропустить завтрак.

2. Тщательно планируйте свой день. Все люди по-разному относятся к планированию, но именно сейчас мы можем научиться делать это правильно и понять, какой формат нам больше всего подходит. При этом необязательно использовать сложные органайзеры. Мне, например, как и многим другим, достаточно листа бумаги и ручки, чтобы навести порядок в своих планах. Старайтесь группировать сходные по смыслу задачи вместе, чтобы не переключаться с активностей, требующих высокой концентрации и вдумчивости, к зажигательным телефонным звонкам, brainstorms и видеочатам с большим количеством участников.

3. Одевайтесь в деловую одежду. Если с утра вы смените домашнюю одежду на офисную и составите список дел на день, то почувствуете, что вошли в рабочий ритм. Мы знаем, что идея остаться в пижаме — заманчивая перспектива, но вряд ли это правильное решение. Переодевшись в деловую одежду, вы окажетесь психологически подготовленными к рабочему дню. Кроме того, это окажется кстати, если коллеги попросят вас срочно подключиться к неожиданному видеозвонку.

4. Работайте в команде. Нам всем непросто в изоляции, тем не менее в новой среде мы лучше узнаем коллег и можем, как это ни парадоксально, стать даже ближе. Чтобы избежать чувства изолированности, которое может возникнуть в первое время удаленной работы, важно поддерживать связь с коллегами. Первый мой групповой звонок с командой в карантине занял больше часа, и потребовалась немалая сила убеждения, чтобы все согласились на видеоформат. Постепенно все привыкли к такому способу общения, и дальнейшие встречи прошли гораздо легче. Наши английские коллеги пошли дальше и практикуют по пятницам видео-дринкс, на которых обсуждают итоги недели в легком формате — за чашкой чая, пусть и каждый в своем кабинете.

5. Правильно проводите дистанционные встречи. Эффективность бизнес-процессов, безусловно, кроется не только в позитивном настрое. Вот несколько советов, как превратить виртуальное общение и видеозвонки с коллегами в действительно полезный и эффективный инструмент:

Планируйте повестку и соблюдайте ее;

У встречи обязательно должен быть модератор или лидер, который поддержит темп разговора и передаст слово другим участникам встречи. Проблема дистанционных встреч часто бывает связана с повторением уже сказанных аргументов и нежеланием подводить итоги. Постарайтесь ответственно относиться к времени коллег и высказываться коротко, по существу;

Используйте видеосвязь — это создает более прочный контакт участников и позволяет избегать неловкостей и пауз, когда непонятно, закончил ли предыдущий оратор свой спич;

Старайтесь не переносить звонки «на потом»: первая и десятая видеосвязь значительно отличаются по эффективности. Именно поэтому старайтесь не откладывать дела и смело назначайте звонки, подключайте коллег и расширяйте вашу коммуникацию.

6. Установите границы. Определите основные правила для всех, кто разделяет ваше пространство, когда вы работаете. Мы рекомендуем закрывать дверь на рабочие часы — это предотвратит неловкие моменты во время конференций и онлайн-звонков, а также создаст границу между рабочим пространством и вашим домом. Когда мне приходится заниматься делами, требующими высокой степени концентрации, я вспоминаю одного из своих любимых писателей — Владимира Набокова. У него был мел, которым он очерчивал границу в своем номере гостиницы в Монтре, — во время работы над очередной книгой домашним запрещалась переходить за эту линию. Соблюдать границы, конечно, важно, но не менее важно делиться с семьей информацией, которая позволит им почувствовать значимость вашей работы и помочь по мере сил. Успех в работе, особенно сейчас, во многом зависит от поддержки родных.

7. Соблюдайте рабочий порядок. Чтобы эффективно работать дома, рабочее пространство должно быть продумано до мелочей. В конце дня желательно складывать в одно место все файлы и документы, чтобы утром стол был чистым и готовым к рабочему дню. «Порядок на столе — порядок в голове» — весьма актуальный совет для работы из дома. Любимому коту, печенькам и компьютерным играм не место в вашей рабочей зоне.

8. Найдите наилучший рабочий стол. Мы знаем, что домашний офис или кабинет — это роскошь. Не волнуйтесь, если у вас его нет. В качестве рабочего места отлично подойдет кухонный стол. А если вы привыкли к рабочей стойке, вас может выручить гладильная доска. Отличным решением как для обычного стола, так и для стойки будет подставка под ноутбук — ее нужно установить таким образом, чтобы экран находился на уровне глаз (такова рекомендация врачей). Для этой цели подойдет обычная книга или стопка листов.